1. Preis für den Epidemiemonitor des Landes OÖ

Das Land Oberösterreich und die Oö. Bezirkshauptmannschaften wurden für das Projekt Epidemiemonitor (EPM) mit dem 1. Platz beim Österreichischen Verwaltungspreis in der Kategorie „Innovationen in der Krise“ ausgezeichnet. Der Epidemiemonitor wurde inhaltlich von den Oö. Bezirkshauptmannschaften, vertreten durch die Bezirkshauptmannschaft Steyr-Land als federführende BH im Gesundheitsbereich, erarbeitet. Die Umsetzung und Programmierung erfolgte durch die Abteilung Informationstechnologie des Landes Oberösterreich selbst.

„Die Entwicklung einer eigenen Anwendung im Landesdienst war ein großer Erfolgsfaktor, weil damit innerhalb kürzester Zeit auf die sich rapide ändernden Anforderungen der Covid-19-Pandemie eingegangen werden konnte“, sagt Landeshauptmann Mag. Thomas Stelzer über das erfolgreiche Projekt EPM und gratuliert zur Auszeichnung. „Dadurch verliefen Umsetzung und Abwicklung mit den vielen Projektpartnern und Schnittstellen sehr unkompliziert, eine Integration in bestehende Systeme war gut möglich. Für den Landesdienst lassen sich die Erfahrungen mit dem EPM in weiteren, zukünftigen Anwendungsgebieten fortführen.“

Landeshauptmann Stelzer bedankt sich bei den vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für ihren Einsatz und ihre Initiativen in den fordernden Jahren der Covid-19-Pandemie: „In den Krisenstäben der Bezirkshauptmannschaften sowie im Landeskrisenstab wurden nicht nur die Aufgaben, die sich durch Corona stellten, oftmals unter hohem Druck erfüllt, sondern auch neue, effiziente Arbeitsweisen eingeführt und umgesetzt – Erfahrungen, die wir für den Landesdienst auch in anderen Bereichen nutzen können.“

Den von Vizekanzler Werner Kogler ausgelobten Verwaltungspreis nahm Bezirkshauptfrau Dr. Barbara Spöck (Steyr-Land) stellvertretend für das Land OÖ gemeinsam mit Vertretern der Abteilung Informationstechnologie und der Bezirkshauptmannschaft entgegen. „Ich freue mich, dass der innovative Ansatz der Oö. Bezirkshauptmannschaften auch von der international besetzten Jury des Österreichischen Verwaltungspreises anerkannt wurde“, freut sich Barbara Spöck. „Die Entwicklung einer hoch automatisierten Anwendung kam nicht nur den Kundinnen und Kunden durch rasche Information und zeitgerechte Erledigungen zu Gute, sie entlastete auch ganz wesentlich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Bezirksverwaltungsbehörden.“

„Covid-19 stellte die Behörden vor bis dahin noch nicht gekannte Herausforderungen“, unterstreicht Landesamtsdirektor Dr. Erich Watzl. „Sehr schnell wurde damals klar, dass es rasche, umfassende Softwareanwendungen braucht, um den hohen Anforderungen, die die tägliche Lageentwicklung an die Bezirkshauptmannschaften stellte, gerecht zu werden. Der eigens entwickelte Epidemiemonitor konnte diesen Anforderungen entsprechen. In Spitzenzeiten waren 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an nur einem Tag im System tätig. Mehr als 1,2 Millionen Mal haben Kundinnen und Kunden ihre Daten online ganz unbürokratisch im System selbst erfasst. Weit über eine Million Bescheide wurden aus dem System heraus generiert und versandt.“

Dementsprechend wurde in der Laudatio der Preisjury auch von einem Vorzeigeprojekt für viele Verwaltungsbereiche gesprochen, in denen Digitalisierung und Automatisierung künftig zu einer Win-Win-Situation führen kann. „Die Erfahrungen aus dem Epidemiemonitor werden hier weitere Schritte ermöglichen“, kündigt LAD Dr. Watzl an. „Ich bedanke mich bei den unzähligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit hohem persönlichen Engagement an den Bezirkshauptmannschaften und im Landeskrisenstab die Aufgaben während der Covid-19-Pandemie abgewickelt haben. Insbesondere bedanke ich mich beim Team um Bezirkshauptfrau Barbara Stöck und gratuliere sehr herzlich zum verdienten Verwaltungspreis für den Epidemiemonitor.“

Die Entwicklung des Epidemiemonitors (EPM)

Schon in der ersten Welle der COVID-19-Pandemie wurde den Oö. Bezirksverwaltungsbehörden klar, dass zur effizienten Abwicklung der vielfältigen Aufgaben und Informationspflichten eine technische Unterstützung erforderlich ist. Was binnen 14 Tagen im März 2020 bei der Bezirkshauptmannschaft Steyr-Land mit einer Access-Datenbank im Notbetrieb begann, wurde bis zum Herbst 2020 zu einer selbstständigen Anwendung mit dem Namen Epidemiemonitor (EPM) weiterentwickelt. Diese Anwendung konnte Bescheide automatisiert erstellen, per SMS Informationen an Erkrankte und Kontaktpersonen versenden, behördliche Anordnungen dokumentieren und für Krisenstäbe Daten zur Lagebeurteilung zur Verfügung stellen.

Die Anwendung wurde gemäß den Anforderungen in einem agilen Prozess von der Abteilung Informationstechnologie (IT) des Amtes der Oö. Landesregierung erstellt und gemeinsam mit der fachlichen Projektleitung (Bezirkshauptmannschaft Steyr-Land) laufend weiterentwickelt.

Eingerichtet wurden Online-Meldemöglichkeiten für:

• Verdachtsfälle
• Erkrankte
• Kontaktpersonen
• Ärzte (Meldungen nach dem Epidemiegesetz und Impfdaten)
• Unternehmen (Vergütungsanträge)

Dadurch wurde es möglich, Prozesse vollständig digital und in einem hohen Ausmaß ohne manuelle Eingriffe abzuwickeln. Es wurden zahlreiche Schnittstellen eingebunden bzw. neu erstellt. Neben dem obligaten Abgleich mit dem ZMR und der Anbindung an das eigene Aktensystem wurden folgende Schnittstellen neu erstellt:

• Datenabgleich mit dem EMS des Bundes
• Schnittstelle zur Hotline 1450 und zu den Teststraßen des Roten Kreuzes
• Datenaustausch mit Laboren
• Auswertung der Abwasseranalysedaten
• Meldungen der Krankenanstalten nach dem EpiG über Hospitalisierungen und Todesfälle

Oberösterreich war das erste Bundesland, das die Datenmeldungen im EMS nicht mehr manuell erfasste, sondern via Schnittstelle in das EMS übertrug und die Hotline 1450 durch eine Online-Meldemöglichkeit (1450.ooe.gv.at) entlastete. Betroffene konnten sich dadurch rasch als COVID-19-Verdachtsfall registrieren und erhielten automatisiert einen Testtermin (mit konkreter Zeit und konkretem Ort).

Weiters ermöglichten die Online-Anträge und eine strukturierte Datenbasis als Ausgangslage eine effiziente Abwicklung der eklatant hohen Anzahl an Vergütungsverfahren. Dazu wurde im Epidemiemonitor eine eigene Anwendung – EVA (Elektronische Verfahrensabwicklung Vergütungen) – entwickelt, die das gesamte Verwaltungsverfahren bis zur Auszahlung in der Buchhaltung abbildet.

Schließlich ermöglichte die gemeinsame Anwendung, dass einzelne Aufgaben je nach aktueller Belastungslage selbst abgewickelt oder allenfalls auch vom zentralen Contact-Tracing-Pool bzw. von anderen Bezirksverwaltungsbehörden durchgeführt werden konnten. Das führte zu einer erhöhten Ausfallsicherheit bei Krankheitsfällen innerhalb einer Behörde.